云南大型會議服務(wù)咨詢

會后服務(wù)：（一）會議結(jié)束時，服務(wù)人員應(yīng)及時打開通道門，站立兩側(cè)，禮貌送客，向客人微笑點頭，并說“慢走、再見”。會后及時做好會場清理工作。若發(fā)現(xiàn)客人遺留物品迅速與有關(guān)單位聯(lián)系。（二）會議服務(wù)結(jié)束后，服務(wù)主管人員應(yīng)主動及時填寫《會議服務(wù)意見單》征求會議主辦單位的意見，以總結(jié)工作，改進服務(wù)，意見單計入年終考核范圍。（三）嚴格做好保密工作，不詢問、議論、外傳會議內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)講話內(nèi)容，不帶無關(guān)人員進入工作間。會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。云南大型會議服務(wù)咨詢

作好會前準備保時間：一是做好會議演練。會前演練有利于會務(wù)工作者發(fā)現(xiàn)問題、查堵漏洞、熟悉流程，是確保會議流暢運轉(zhuǎn)的有效措施。比如有選舉事項的大會，就需要會前召集選舉會議主持人和所有涉及選舉任務(wù)的工作人員舉行演練，特別是對選票收發(fā)、投票、計票等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，應(yīng)反復(fù)演練、調(diào)整完善，確定合理、高效的運行方案，保障選舉順利進行。二是做好材料把關(guān)。要根據(jù)方案嚴控匯報、發(fā)言的材料篇幅，會前嚴格把關(guān)，并要求發(fā)言時開門見山、直奔主題；對需在會上審議的文件材料，會前要充分征求有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門意見，認真修改完善，確保上會材料質(zhì)量。三是做好會場布置。要制作會場座位圖，合理安排匯報人座席，使其盡可能靠近匯報席。提前檢查匯報席設(shè)置、名簽順序是否正確，會議材料是否齊全完整，主持詞、領(lǐng)導(dǎo)講話稿是否預(yù)留等，并確認音響、視頻、話筒等是否正常，防止“小事上翻船”，影響會議進程，拖延會議時間。大型會議服務(wù)指南很注重會議的嚴肅性。

昆明山谷楓會議服務(wù)的準備工作：會前：1、熟知以下內(nèi)容:（1）會議名稱（2）會議性質(zhì)（3）與會人數(shù)（4）會議期限（5）會議休息時間表（6）會議活動范圍（7）準備內(nèi)容（8）注意事項；2、會前準備：（1）根據(jù)會議的要求擺好會議的臺型工程人員檢查照明、音響、視頻、空調(diào)等設(shè)備，根據(jù)會議要求增添新的設(shè)備冬夏季要調(diào)整好室溫，注意通風(fēng)。冬季要保暖（2）會場指示牌在酒店的大堂明顯位置擺放會議的指示牌在會場門口附近顯眼位置擺放會議指示牌。（3）有主席臺的話布置鮮花或其他裝飾物各個位置根據(jù)要求可以擺放人名卡。（4）主席臺上方或根據(jù)客人要求在合適的位置由工程部協(xié)助掛好橫幅。（5）登記臺：會場門口或大堂擺放簽到臺并有指示牌簽到薄方便參會客人簽到。（6）休息安排熟悉本次會議的休息時間表可以提前與銷售或客人溝通安排合適的休息區(qū)域，并準備茶歇。（7）有茶歇的時候提前根據(jù)會議人數(shù)搭設(shè)好茶歇臺準備好充足的餐具，飲品，食品根據(jù)主辦方的要求按時提供。（8）服務(wù)員配備人員安排到位告知其負責的區(qū)域和服務(wù)內(nèi)容讓其準備好所需的東西適時提供服務(wù)（9）會場清潔會場布置結(jié)束后清理好會場衛(wèi)生等待會議開始。

會議服務(wù)時候需要確定會議的地點。會議地點和開會場所，要結(jié)合參加會議的人數(shù)和會議效果來綜合考慮。一般參加會議的人數(shù)要與會場的容量大體相當。會期較長和有外埠人員參加的大型會議，除考慮會場情況外，還要考慮與會人員的食宿問題，如賓館、飯店的容量以及與會場的距離等。一般人數(shù)較少的小型會議，如座談會、匯報會、協(xié)調(diào)會等可安排在本機關(guān)、本單位的會議室召開。至于本機關(guān)、本單位定期召開的例會，如辦公會、常務(wù)會等一般都有固定的會議室，就不需要專門安排了。會議方案是組織籌備會議的總遵循，是從源頭把控會議時間的重要依據(jù)。

對會議細節(jié)進行逐項演練。會前要對每場大會的每項任務(wù)和分工進行逐項推演，對可能出現(xiàn)的情況和問題提早研究解決辦法，在此基礎(chǔ)上制定詳細的分工明細表，使每個人都清楚自己的任務(wù)，并了解其他人的任務(wù)，確保工作沒有漏洞、任務(wù)沒有漏項、人員沒有漏位。二是在會場住地進行實地演練。隨著會期臨近，會務(wù)組織者應(yīng)深入會場、住地，根據(jù)大會日程一項項地對會務(wù)細節(jié)進行實地演練，按照“提前兩個小時”“提前一個小時”的標準做好會議場地布置工作，即每一個會場提前幾天布置完畢，每一項活動提前幾天部署到位；會務(wù)工作者提前兩個小時到達會場，一切準備工作提前兩個小時就緒；全體會議時組織會議人員和列席人員提前一個小時入場。三是臨近會議前的重點環(huán)節(jié)演練。牽牛要牽牛鼻子，籌備大型會議也要善于抓住其中的重點關(guān)節(jié)，如果大會的重點環(huán)節(jié)出現(xiàn)瑕疵，整個大會的效果就會大打折扣，甚至出現(xiàn)無法挽回的不良影響。對待重點環(huán)節(jié)，要加強會前演練，做到思想上高度重視、精力上重點傾斜、細節(jié)上重點考慮，確保萬無一失。會議活動服務(wù)工作從戰(zhàn)略和宏觀層面要謀大局、謀大事，在執(zhí)行和操作層面要議小事、慮細節(jié)。云南一站式會議服務(wù)策劃

大型會議更是要與保密、交通、供電等有關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保萬無一失。云南大型會議服務(wù)咨詢

會中茶歇休息：會議進行中可能會有短暫的休息時間要提前與主辦方溝通熟悉什么時候開始提前幾十分鐘準備好茶歇的食品飲品待茶歇開始后為客人提供咖啡茶食品服務(wù)及時清理臺面衛(wèi)生保證會場清潔。會議結(jié)束時，如遇到參會人員合影留念，迅速為客人擺好位子，協(xié)助客人完成合影。結(jié)賬：提供會議過程中的詳細費用發(fā)生明細及說明，由領(lǐng)班及以上人員與客戶進行核對并結(jié)帳。道別：與參會人員主辦方熱情道別并提醒客人帶好隨身物品。會后：1.賓客全部離開會場后，服務(wù)員要檢查會場有無客人遺忘的物品。如發(fā)現(xiàn)賓客的遺留物品要及時與會務(wù)組聯(lián)系，盡快轉(zhuǎn)交失主并登記；2．撤會議物品，桌椅、餐具；3．清潔會場；4．關(guān)閉電器設(shè)備；5．檢查清理情況；6．服務(wù)人員撤出，鎖閉會議廳；7.根據(jù)本次會議的服務(wù)情況進行總結(jié)。云南大型會議服務(wù)咨詢

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