很多人都提出了對智慧檔案館的新理解,并同時也提出了與之密切相關的“檔案數據化”這一新概念。其實很多人對智慧檔案館都是著自己的理解的!在此之前,關于智慧檔案館的概念,業(yè)界已經使用了一段時間,但主要還是聚焦于怎樣用自動化、智能化技術去實現檔案保管環(huán)境的自動控制、檔案實體的自動跟蹤、檔案裝具的自動移動、檔案信息系統的自動集成與升級、檔案工作業(yè)務流程的自動整合與再造等。總之,其側重的是檔案館(室)的外在管理或物理管理,即:溫濕度及有毒有害氣體的管理、自動報警、自動滅火;案卷和資料的自動跟蹤、自動調取、自動歸還;人流與物流的自動監(jiān)控;信息流的順暢便捷等。智慧檔案館是干什么用的?上海定制智慧檔案館
智慧檔案館還有一個很重要的特征就是雙模存儲。大量數據的存儲和運算真的可以說是智慧檔案館建設的一大特征。實踐證明,云計算不是解決海量數據矛盾和問題的單一途徑。比如,有一些檔案具有安全和保密性的特征和特點,這就要求智慧檔案館具有產權、數據計算和相應的存儲能力,這里先進設備、設施特別重要。同時,智慧檔案館建設還離不開云計算和云儲存技術,這是因為海量數據處理和存儲壓力大,而潛在用戶利用需求也需要這一技術支持。為此,智慧檔案館就一定要采取“自有”和“云”雙模模式??梢灶A見,未來的智慧檔案館一定會運行于“檔案云”范圍之中。江蘇智慧檔案館系統智慧檔案館建設方案。
智慧檔案館的數據庫就是我們的 檔案資料!目前,智慧檔案館的檔案數據化或是把檔案由文字、聲音轉化為數據的途徑至少有以下幾種:第一種,對原件上文字為鉛排、打印的紙質檔案以及原件上文字雖然手寫但又十分工整的檔案,用OCR識別技術進行轉化,其準確率可在99%以上;第二種,智慧檔案館對原件上文字為手寫且OCR技術不易識別的檔案,用特殊的手寫字識別技術進行轉化,其準確率目前比較高可達95%左右;第三種,智慧檔案館用人工錄入電腦的辦法轉化;第四種,用人工朗讀文字并通過音頻技術把聲音轉換成文字,其準確率也可達95%左右。需要指出的是,目前這4種轉化方式都需要人工進行校核,都不能100%準確。
智慧檔案館的管理平臺。智慧檔案館建設有點類似于是一個智能化管理的檔案資料的管理平臺的集成!那我們知道這一點后就是確立目標,如何去搭建這樣一個管理平臺!目標確立后管理狀況為關鍵環(huán)節(jié)。在檔案智慧管理后面,要重點推進物聯網,即射頻技術在檔案智能化識別、定位、跟蹤、監(jiān)控、管理等發(fā)面的應用,從而更快實現檔案實體信息與內容信息一體化、交互花管理。實踐中,這種管理有一定的操作難度,需要先進的設備和人才來進行支撐。智慧檔案館和普通檔案館對比有哪些優(yōu)點?
從智慧和信息的區(qū)別來看,信息基本相當于數據。數據的含義是進行各種統計、計算、科學研究和技術設計所依據的數值,是事實或觀察的結果,是用于表示客觀事物的未經加工的原始素材,并被認為是信息的表現形式和載體。所以,數據基本上跟信息是一樣的東西。隨著大數據技術的出現,現在數據一詞很流行,幾乎和信息一詞在20世紀80年代的流行程度一樣。彼時是無事物無信息,現今則是無事物無數據;彼時是信息一詞泛化,而現今又是數據一詞泛化。智慧檔案館首先要把檔案數據化或信息化。檔案數據化是相對于之前的檔案數字化而言的,其實,它的意思就是把紙質檔案或紙質檔案數字化圖像中的每個字都轉換成電腦可以處理的數據或信息,并輸入電腦,進入數據庫,供人們通過大數據技術進行挖掘和處理。數據是智慧檔案館的基礎。沒有數據,特別是沒有檔案內容的所有數據,就不能把數據或信息變成智慧。財務智慧檔案館管理系統。廣西智慧檔案館檔案安全
智慧檔案館一體化建設方案。上海定制智慧檔案館
為什么說在智慧檔案館中檔案全文數據和數據挖掘及主動推送技術缺一不可呢?因為只有數據的檔案館還不能稱為智慧檔案館,也還不是真正的智慧檔案館(室)。數據只是信息,沒有數據挖掘技術去處理它,它仍然成不了智慧,或者說稱不上是真正的智慧。必須依靠數據挖掘技術,通過各種具有針對性的算法,對數據進行關聯分析、聚類或分類分析、異?;虍愵惙治觥⒀葑兎治?、對比分析等,才能讓數據產生關聯,形成聯系和連接,形成趨勢和走向,看出規(guī)律和變異,從而生成經過加工、升華的新信息,甚至作出判斷和備選方案,變成智慧。上海定制智慧檔案館
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