檔案數(shù)字化的前處理有哪些注意事項(xiàng)？

隨著檔案信息化工作的不斷推進(jìn)，越來(lái)越多的檔案館、檔案室都參與到紙質(zhì)檔案數(shù)字化的工作中來(lái)。信息化的基礎(chǔ)是數(shù)字化，只有不斷提高館藏檔案的數(shù)字化率才能更好的發(fā)揮檔案價(jià)值，才能更好的保護(hù)檔案，才能更好的讓社會(huì)、大眾利用檔案資源?！都堎|(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31—2017）為紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作提出了規(guī)范性要求，萬(wàn)林科技結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)里的數(shù)字化前處理工作，結(jié)合近年來(lái)的工作經(jīng)驗(yàn)談?wù)勅绾巫龊眠@項(xiàng)工作。

確定掃描頁(yè)

《規(guī)范》要求：原則上應(yīng)將確定為數(shù)字化對(duì)象的紙質(zhì)檔案全部掃描，不宜進(jìn)行挑掃。如有不需要掃描的頁(yè)面應(yīng)加以標(biāo)注。

工作思考：

（1）對(duì)待整理的檔案進(jìn)行分析研究，有哪幾種門(mén)類的檔案，各種門(mén)類的檔案又有哪些類別；

（2）制定針對(duì)本項(xiàng)目的檔案分類整理方案，主要包括如何分類，分類代碼的編制，檔號(hào)組成的規(guī)定，如何確定歸檔范圍，如何確定保管期限，制定完善的檔案分類整理方案報(bào)業(yè)主單位、檔案行政管理部門(mén)審批；

（3）審批通過(guò)后，按照制定的方案對(duì)檔案進(jìn)行分類、剔除重復(fù)件、剔除不歸檔材料、區(qū)分歸檔年度、鑒定保管期限、排列文件材料的先后順序等；

（4）一般將保管期限為“30年”及以上的，確定為數(shù)字化對(duì)象；

（5）密級(jí)檔案的數(shù)字化需要在涉密網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中進(jìn)行，如達(dá)不到安全保密要求，則不能數(shù)字化掃描，對(duì)此部分檔案需要特殊標(biāo)注。

（6）數(shù)字化項(xiàng)目開(kāi)展的前期需要進(jìn)行科學(xué)謀劃，預(yù)算資金充沛，對(duì)確定為數(shù)字化的對(duì)象全部進(jìn)行掃描。

編制頁(yè)號(hào)

《規(guī)范》要求：

2.1 應(yīng)對(duì)沒(méi)有頁(yè)號(hào)或頁(yè)號(hào)不正確的檔案重新編制頁(yè)號(hào)。

2.2 重新編制頁(yè)號(hào)時(shí)，應(yīng)在統(tǒng)一位置書(shū)寫(xiě)頁(yè)號(hào)，且不壓蓋檔案內(nèi)容。

2.3 書(shū)寫(xiě)頁(yè)號(hào)所使用的筆、墨等不應(yīng)破壞檔案原件或?qū)n案長(zhǎng)期保存造成影響。

2.4 應(yīng)將破損頁(yè)面、缺頁(yè)等特殊情況進(jìn)行登記。

工作思考：

（1）編制頁(yè)號(hào)就是為了確定紙質(zhì)檔案的頁(yè)數(shù)，確保紙質(zhì)檔案頁(yè)和掃描電子檔案頁(yè)一致；

（2）編制頁(yè)號(hào)的過(guò)程如發(fā)現(xiàn)檔案頁(yè)有缺頁(yè)需要及時(shí)聯(lián)系移交單位查明原因，補(bǔ)差補(bǔ)缺；如發(fā)現(xiàn)有重頁(yè)需要剔除；如發(fā)現(xiàn)破損頁(yè)，需要進(jìn)行技術(shù)處理，搶救保護(hù)。缺頁(yè)、重頁(yè)、破損頁(yè)，處理的過(guò)程中都需要進(jìn)行登記。

（3）為了保護(hù)檔案原件，書(shū)寫(xiě)的筆一般采用鉛筆，可以使用材質(zhì)較軟的2B鉛筆，不建議使用帶筆芯的HB自動(dòng)鉛筆，更不能使用圓珠筆。

（4）編制頁(yè)碼是前處理工作中“困難”的工作，就是因?yàn)樗目菰镄?，大量的、重?fù)的、機(jī)械的勞動(dòng)容易使人疲勞，容易出錯(cuò)，一定要采取措施保證編制頁(yè)碼的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。

目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

《規(guī)范》要求：

3.1 按照目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立時(shí)制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對(duì)照檔案原件內(nèi)容，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。

3.2 對(duì)需在目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行標(biāo)記的情況進(jìn)行標(biāo)記。

工作思考：

（1）文書(shū)檔案按照《文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46-2009）建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)字段；照片類檔案按照《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T54-2014)建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)字段;錄音錄像類檔案按照《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T63-2017）建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)字段；

（2）其他門(mén)類檔案根據(jù)實(shí)際需要建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)字段；

（3）根據(jù)需要選擇合適的字段值類型，數(shù)值型、日期型、文本型等；選擇合適的字段值長(zhǎng)度，如題名、人名、備注等項(xiàng)要能夠存儲(chǔ)足夠多的內(nèi)容。

拆除裝訂

《規(guī)范》要求：

應(yīng)以對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害，并對(duì)排列順序不準(zhǔn)確的檔案進(jìn)行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復(fù)的檔案，在拆除裝訂物時(shí)應(yīng)采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復(fù)。

工作思考：

（1）拆除裝訂的原因有兩個(gè)，一是原裝訂材質(zhì)銹腐需要更換，另一個(gè)是為了數(shù)字化掃描方便；無(wú)論哪種原因都需要以保護(hù)檔案為前提，在拆除裝訂的過(guò)程中檔案本身不能發(fā)生二次傷害；

（2）注意拆除裝訂后檔案頁(yè)的擺放，切記不能堆放過(guò)高，一旦風(fēng)吹、倒塌造成混亂很難進(jìn)行清點(diǎn)；

（3）數(shù)字化著錄和數(shù)字化掃描，一般不是同一個(gè)工作人員，著錄人員一般不看掃描件，掃描人員一般不看著錄數(shù)據(jù)，很多情況著錄和掃描能夠?qū)?yīng)全憑運(yùn)氣。特別是以卷為單位的檔案，不像以件為單位的檔案可以靠歸檔章來(lái)區(qū)分。這就需要拆除裝訂后需要做好標(biāo)識(shí)，便于著錄和掃描工作的開(kāi)展。

技術(shù)修復(fù)

《規(guī)范》要求：

5.1 破損嚴(yán)重或其他無(wú)法直接進(jìn)行掃描的紙質(zhì)檔案，應(yīng)先由專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)修復(fù)。

5.2 折皺不平影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案應(yīng)先進(jìn)行壓平等相應(yīng)技術(shù)處理。

工作思考：

（1）對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)，參照《紙質(zhì)檔案搶救與修復(fù)規(guī)范》（DA/T64-2017）；

（2）有折痕、疊角等情況的檔案頁(yè)需要平整后才能掃描，可以采用重物壓的方法，熨斗等方法慎重考慮使用；

（3）小于頁(yè)面1/2的檔案頁(yè)需要進(jìn)行裱糊，裱糊盡量不適用漿糊；

字跡清淡的檔案頁(yè)，可以加深墨跡的形式再保留一份復(fù)印件。