統(tǒng)計匯總會議請假人員名單，必要時對請假情況進行核實。對參會人員名單要仔細核對，確保沒有出入，并打印紙質請假人員名單及時向參會領導或會議主持人報告。根據會議要求，以當面報告、電話、短信、微信等多種方式，提請領導出席會議。著重向領導提醒會議時間、地點、主要參加（部門）人員及議程等。在會前約1小時再以適當方式提醒領導會議時間。會議時間確定之后，要立即與后勤、物業(yè)等會議室管理服務部門聯(lián)系，預訂會議室，并請物業(yè)服務人員協(xié)助做好保潔、桌椅擺放等先期準備工作。若有外單位人員參加，要提前制作好引導牌。為了確保會議的順利進行，也為了讓參與會議的人員知悉整個會議流程，事先確定會議的流程圖或者流程表。河南會議服務
協(xié)調出席領導。根據會議要求，以當面報告、電話、短信、微信等多種方式，提請領導出席會議。著重向領導提醒會議時間、地點、主要參加（部門）人員及議程等。在會前約1小時再以適當方式提醒領導會議時間。預訂會議室。會議時間確定之后，要立即與后勤、物業(yè)等會議室管理服務部門聯(lián)系，預訂會議室，并請物業(yè)服務人員協(xié)助做好保潔、桌椅擺放等先期準備工作。若有外單位人員參加，要提前制作好引導牌。編印會議須知。對于全省業(yè)務工作會議、全行干部職工大會、年中工作會等較大型會議要編印會議須知，須知編排要用詞準確、表達清晰、周到簡潔。主要內容包括：會議紀律要求、日程安排、作息時間、參會人員名單、分組名單、食宿或乘車安排、值班電話、會議工作人員名單及聯(lián)系方式、注意事項等。制作會議證件。根據會議需要制作dai表證、出（列）席證、出入證、工作證、車輛通行證等各類證件。證件制作要結合會議主題和內容，遵循美觀大方、經濟適用原則，要易于識別、方便管理、利于安全。會場布置。主要指主席臺及附屬設施的布置。總體要求是規(guī)范和諧、莊重大方，并與會議主題和內容相一致。一是合理布置主席臺。主席臺是會場的重點和中心，集中體現了整個會議的格調和氛圍。南陽組織會議創(chuàng)意設計從表面上看，會展營銷的是展位，實質上是在銷售一種無形的服務。
服務范圍：1、會議會務：新品發(fā)布、產品推介、企業(yè)年會、新聞發(fā)布、品牌宣傳、客戶答謝、巡展活動、商業(yè)演出、公益活動、培訓研討2、慶典禮儀服務項目：奠基儀式、開工竣工、開盤封頂、新店開張、項目揭牌、體育賽事、通車典禮、新車上市、頒獎典禮、啟動儀式、文化節(jié)日、簽約儀式、校慶典禮、高端婚慶、下水儀式3、燈光租賃：電腦搖頭燈、PAR燈、數字燈控臺、電腦控臺、調光臺、效果燈、激光燈、面光燈、頻閃燈、三基色柔光燈、追光燈、聚光燈、電腦掃描燈、電腦換色燈、電腦散光燈、圖案4、音響租賃：雙15音響、大型活動線陣音響5、物料租售：桁架出租、舞臺搭建、燈光音響、LED顯示屏、P5顯示屏、投影儀、LED電視、活動篷房、遮陽大棚、會議桌椅、剪彩用品、注水旗桿、活動帳篷、啟動球、演講臺、小鋼炮、升空氣球、彩虹門、充氣氣柱、皇家禮炮、玻璃展臺、車展展臺、一米線、燈光架6、人員服務：演藝人員、模特禮儀、主持司儀、攝影攝像、禮儀樂團、威風鑼鼓、舞龍舞獅、車展模特、雜技魔術本公企業(yè)年會、新聞發(fā)布司是集活動策劃、設計執(zhí)行、會議會展服務、舞臺桁架搭建銷售、燈光音響投影儀租賃、慶典禮儀服務、各類廣告設計制作于一體的大型綜合性的傳媒公司桌椅出租：。
安排新聞報道。需要新聞報道的會議，要提前聯(lián)系宣傳部門或新聞單位，在會場安排好新聞宣傳人員專座，并協(xié)調銜接。分發(fā)會議材料。會議材料要列表登記，發(fā)放時要逐一登記，要做到不漏一份、不少一人?？梢砸暻闆r在會前通知參會單位（人員）派人提前領取，也可以在會場簽到時一并發(fā)放，或是提前放置到參會人員座位上。對擺放在主席臺上的材料，要從頭到尾檢查順序和頁碼，整齊擺放，確保不出差錯。對于涉密文件，要嚴格按照相關保密規(guī)定編號登記，及時收回或提醒按保密規(guī)定流轉、保存，防止泄密。分工落實擬訂好會議方案，根據方案分解任務后，要協(xié)調分工，明確責任人，規(guī)定各任務完成時限，做好分工落實，并在會議開始前做一次全mian自查，確保萬無一失。在準備會議的過程中，有關會議的各個事項，如時間、地點、會議議程等等都應該用文字記錄下來。
常言道，沒有調查就沒有發(fā)言權，不僅是會議活動，任何活動的策劃都要首先進行調查。調查的內容包括：國家有關這類活動的法律法規(guī)，主題的選擇，公眾關心的問題，活動的時間和地點是否適宜等。調查階段也可以確定會議的主要議題，并作為會議活動的**和重點，在以后的策劃中處處突出這一議題，這樣的會議活動策劃就更具有統(tǒng)一性。研究階段準備得越充分，設計階段的工作就越容易，因為這一階段主要是對研究結果進行分析總結，并加入靈感和創(chuàng)意，設計整個會議活動，包括流程、會場布置等。常用的方法有頭腦風暴、垂直思維、水平思維等，要注意集思廣益，不要隨便否決別人的建議。對于合適的想法，也可以用5W1H的方法提問，讓這些想法與會議活動的主題目標一致。當然，創(chuàng)意也需要可行性，這也需要提前評估，比如資源是否可行，包括***資源、人力資源、財務資源等。以會議活動的入場簽到環(huán)節(jié)為例，可以使用大屏幕互動簽到系統(tǒng)?？腿藪呙璐a可以完成簽到，速度快，準確傳統(tǒng)紙質簽到不同，創(chuàng)意感強。確定會議方案的步就是確定會議的主題。會議主題要緊緊圍繞大會總體的工作目標任務。嵩縣數字化會議
只有事先做好準備工作，才能保證會議地順利進行與圓滿結束。河南會議服務
對于全省業(yè)務工作會議、全行干部職工大會、年中工作會等較大型會議要編印會議須知，須知編排要用詞準確、表達清晰、周到簡潔。主要內容包括：會議紀律要求、日程安排、作息時間、參會人員名單、分組名單、食宿或乘車安排、值班電話、會議工作人員名單及聯(lián)系方式、注意事項等。根據會議需要制作**證、出（列）席證、出入證、工作證、車輛通行證等各類證件。證件制作要結合會議主題和內容，遵循美觀大方、經濟適用原則，要易于識別、方便管理、利于安全。河南會議服務
河南拓文教育科技有限公司坐落于天津路70號14幢1-601，是集設計、開發(fā)、生產、銷售、售后服務于一體，商務服務的服務型企業(yè)。公司在行業(yè)內發(fā)展多年，持續(xù)為用戶提供整套活動策劃，團建，會務的解決方案。本公司主要從事活動策劃，團建，會務領域內的活動策劃，團建，會務等產品的研究開發(fā)。擁有一支研發(fā)能力強、成果豐碩的技術隊伍。公司先后與行業(yè)上游與下游企業(yè)建立了長期合作的關系。依托成熟的產品資源和渠道資源，向全國生產、銷售活動策劃，團建，會務產品，經過多年的沉淀和發(fā)展已經形成了科學的管理制度、豐富的產品類型。我們本著客戶滿意的原則為客戶提供活動策劃，團建，會務產品售前服務，為客戶提供周到的售后服務。價格低廉優(yōu)惠，服務周到，歡迎您的來電！