數(shù)字檔案室建設(shè)要嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,進(jìn)行傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換,積極推進(jìn)電子文件歸檔和電子檔案管理,推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)。應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和手段,保證數(shù)字檔案資源真實、完整、可用和安全,滿足各類用戶共享需求。根據(jù)數(shù)字檔案室建設(shè)要求,修訂完善檔案工作流程、文件材料以及聲像(照片、錄音、錄像)電子文件歸檔范圍和保管期限表,以及適合電子檔案管理、利用、安全保障、應(yīng)急處置等各項規(guī)章制度,明確要求和權(quán)限,確保數(shù)字檔案資源的規(guī)范管理,保證數(shù)字檔案室運行順暢。加大人才建設(shè)力度,通過培訓(xùn)或引進(jìn)人才,為數(shù)字檔案室的建設(shè)和運行儲備既通曉信息技術(shù),又精通信息資源管理、知識管理的人才。從規(guī)章制度的建立健全程度等方面考查加工企業(yè)的管理能力。江西業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化加工軟件
開發(fā)或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng),實現(xiàn)檔案數(shù)字化、檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動化、網(wǎng)絡(luò)化。根據(jù)數(shù)字檔案室建設(shè)要求,修訂完善檔案工作流程、文件材料以及聲像(照片、錄音、錄像)電子文件歸檔范圍和保管期限表,以及適合電子檔案管理、利用、安全保障、應(yīng)急處置等各項規(guī)章制度,明確要求和權(quán)限,確保數(shù)字檔案資源的規(guī)范管理,保證數(shù)字檔案室運行順暢。加大人才建設(shè)力度,通過培訓(xùn)或引進(jìn)人才,為數(shù)字檔案室的建設(shè)和運行儲備既通曉信息技術(shù),又精通信息資源管理、知識管理的人才。江西業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化加工軟件工作方案審批結(jié)果應(yīng)與數(shù)字化工作過程中形成的其他文件一并保存。
檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)掛接是檔案掃描后形成的格式文件在檔案管理系統(tǒng)中與其元數(shù)據(jù)聯(lián)系起來的過程。數(shù)據(jù)掛接要符合格式文件存放路徑規(guī)則和文件命名規(guī)則,包括案卷級和文件級。檔案裝訂要求是指檔案完成掃描后,拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂。在恢復(fù)裝訂時,要保持檔案的排列順序不變,不得漏頁、錯頁,不得壓字,裝訂牢固、不掉頁,做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。檔案裝訂,應(yīng)遵循“兩對齊”要求,即裝訂線一側(cè)邊緣對齊,檔案內(nèi)頁下邊緣對齊。
檔案數(shù)字化加工的圖像處理是在檔案掃描完成后,應(yīng)采用自動化處理和人工處理相結(jié)合的方式,逐張檢查圖像質(zhì)量,包括圖像順序與檔案原件是否一致,有無漏掃、重張等情況,圖像有無黑邊、折角以及圖像偏斜度、清晰度、失真度等,發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時及時進(jìn)行調(diào)整改正,確保圖像順序正確、質(zhì)量完美。數(shù)據(jù)掛接是借助系統(tǒng)軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與對應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行匹配掛接,并逐條對掛接結(jié)果進(jìn)行檢查,包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字圖像與實際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開等,以實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的準(zhǔn)確關(guān)聯(lián)。掛接到檔案管理系統(tǒng)中后,進(jìn)行再次的成品驗收并做好還卷及數(shù)據(jù)備份提交。應(yīng)建立完善的問題反饋機(jī)制,對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程中產(chǎn)生的問題進(jìn)行及時反饋和修正。
新影捷全流程檔案服務(wù)以軟件研發(fā)和布署為中心,已經(jīng)涵蓋檔案管理、編研編纂和展示交互全過程,具體包括檔案咨詢服務(wù)、檔案規(guī)范化整理和檔案數(shù)字化服務(wù)、檔案管理軟件配套、檔案庫房建設(shè)、檔案實體消毒銷毀和寄存服務(wù),在編研編纂和檔案文化展示和傳播方面的技術(shù)成果尤其具有特色。在服務(wù)好客戶的同時,公司特別注重自身檔案的規(guī)范化管理和數(shù)字化應(yīng)用,在上??偛拷ㄓ凶约旱摹皹影鍣n案室”,嚴(yán)格按照樣板檔案室建設(shè)的六個方面建設(shè)并運行。應(yīng)以檔號為基礎(chǔ)對數(shù)字圖像命名。圖像命名方式的選擇應(yīng)確保圖像命名的準(zhǔn)確性。天津城建檔案數(shù)字化服務(wù)公司
設(shè)備管理制度主要對數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)涉及的全部設(shè)備的管理進(jìn)行規(guī)范。江西業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化加工軟件
數(shù)字檔案室建設(shè)是一項系統(tǒng)工程,包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案數(shù)字化、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè),需要機(jī)關(guān)檔案部門、信息化部門、業(yè)務(wù)部門和保密部門共同參與實施。主要包括:按照數(shù)字檔案室基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求,建設(shè)適應(yīng)未來一定時期數(shù)字檔案資源管理要求、滿足數(shù)字檔案室各項管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施。除信息安全和管理方便因素之外,鼓勵依托機(jī)關(guān)信息化基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。開發(fā)或采用功能完善、安全可靠、良好、方便易用的數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng),實現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動化、網(wǎng)絡(luò)化。江西業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化加工軟件
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